Het verzuimgesprek

Het verzuimgesprek

TIPS TER PREVENTIE EN TERUGDRINGEN VAN ZIEKTEVERZUIM

Het doel van verzuimgesprekken is de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te helpen en de verzuimfrequentie van de medewerker terug te dringen.
Voor actieve verzuimbegeleiding is het belangrijk  dat er regelmatig contact is met de zieke medewerker. (zie ook ‘De zieke medewerker’)


Aandachtspunten bij een ziekmelding:  

  • Spreek met je medewerkers af dat ze altijd jou bellen bij een ziekmelding. Ben je er niet, dan bellen ze later opnieuw of bel jij hen (het liefst dezelfde dag nog). Dit is belangrijk omdat je van meet af aan afspraken kunt maken over de contactmomenten die je wilt hebben 
  • Toon begrip voor de situatie waarin de medewerker zit. Luister goed en speel op hetgeen hij vertelt in
  • Vraag ‘altijd’ naar de werkzaamheden die de medewerker nog wel kan uitvoeren (ook de eerste dag van de ziekmelding!) Uiteraard doe je dit bij een medewerker die zegt met hoge koortd op bed te liggen niet. Heeft de medewerker het idee dat hij ‘iets verkeerds heeft gegeten’ kun je gerust vragen of het misschien lukt om in de middag te komen
  • Vraag altijd naar de verwachte duur van de ziekmelding
  • Leg doelen, acties en afspraken vast in een document (beveiligd dus waar alleen leidinggevenden inzage in hebben)
  • Laat de medewerker altijd zelf terug bellen bij vervolgafspraken. verzuimbeleid is de verantwoordelijkheid van wekgever én werknemer
  • Zorg voor frequent contact. In de 1e  2 weken minimaal 2 maal per week, daarna gedurende 4 weken, elke week. Daarna elke 2 weken
  • Nodig de zieke medewerker uit op de koffie, laat collega’s kaartjes of een bloem sturen. Ga op ziekenbezoek. Kortom houd contact. Het is belangrijk dat de drempel om naar het werk te komen zo laag mogelijk is
  • Nodig de medewerker uit voor een gesprek na elke 3e melding binnen het lopende jaar en / of bij vragen over het verzuim

Aandachtspunten bij een ziekteverzuimgesprek:

  • Bereid het gesprek goed voor. Zorg voor cijfermateriaal (aantal keren dat de medewerker zich ziek heeft gemeld, aantal dagen, genoemde redenen etc.)
  • Toon begrip voor de situatie waarin de medewerker zit (zie ‘Hard op de inhoud, zacht op de relatie’)
  • Vraag begrip voor de situatie waarin de collega’s cq de organisatie zit (zie ‘Hard op de inhoud, zacht op de relatie’) 
  • Vraag naar belemmeringen in het werk / is de ziekmelding werkgerealteerd?
  • Doe serieuze voorstellen om deze belemmeringen op te lossen. Let op: een investering om de medewerker te kunnen laten werken is vaak goedkoper dan een zieke medewerker
  • Laat de medewerker zoeken naar belemmeringen bij hem persoonlijke 
  • Vraag hem met oplossingen voor deze belemmeringen te komen
  • Leg doelen, acties en afspraken vast

LET OP:
‘Wet verbetering poortwachter’:
Zodra je merkt dat de medewerker langer dan een aantal dagen ziek thuis is, maak een (in de computer beveiligd) document waar je het verloop van de contactmomenten (data) en wat er besproken is vermeld. Zo’n document is erg belangrijk wanneer de ziekte langer duurt en de stappen van de ‘Wet verbetering Poortwachter’ genomen moeten worden. Deze stappen zijn verplicht! Wanneer zij niet gebeurd zijn en er moet een WIA aanvraag gedaan worden hebben zowel de organisatie als de zieke medewerker een probleem. De wet is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en bij het niet naleven kan de werkgever een boete krijgen en de zieke werknemer een uitkering gaan missen.

In het kort een Schema Wet verbetering poortwachter (wettelijk verplichte actiepunten): 

  • Probleemanalyse, na 6 weken
  • Bijstelling Probleemanalyse als de situatie hierom vraagt
  • Plan van Aanpak, na 8 weken 
  • Evaluatie Plan van Aanpak, elke 6 weken
  • 42e week ziekmelding, na 42 weken  
  • Eerstejaarsevaluatie, na 52 weken  
  • WIA aanvraag, week 91
  • Acties in het kader 1e en 2e spoor

Het is belangrijk dat het proces goed wordt begeleid. Poortwachtersloket adviseert iedere zes weken een kort verslag te maken over de acties in het kader van 1e en 2e spoor.  Het UWV heeft standaard formulieren die ingevuld dienen te worden op de juiste momenten in het ziekteproces.
UWV

Op het nieuws hoor je dat er een griepgolf door Nederland trekt.
Wat denk je?

Bedenk een systeem hoe je, veilig, de overzichten van verzuim en gesprekken van medewerkers kunt opbergen / bij kunt werken.
Heb je tips nodig? 

Verzuim begeleiden is best lastig. Je zult merken dat er vaak collega's zijn die iets vinden van ziekmeldingen.
Hoe ga je hiermee om? Heb je een luisterend oor nodig....