Binnen organisaties wordt heel wat vergaderd. Al dat overleggen zou zonder goede notulen echter weinig zin hebben. Niemand weet meer wat er precies is besloten en wie op welke taak kan worden aangesproken. Gelukkig kun je door het volgen van een aantal richtlijnen al snel een goed verslag schrijven.

Welke soorten notulen zijn er?
Iedere vergadering is weer anders. Ieder schriftelijk verslag (de notulen) dus ook. In het algemeen kun je drie soorten notulen onderscheiden:
Woordelijk verslag = een letterlijke weergave. Bij een woordelijk verslag noteer je alles wat de sprekers zeggen (bijvoorbeeld in de Tweede Kamer)
Samenvattend verslag = beknopte weergave wat er is besproken en besloten (meest voorkomend verslag)
Besluiten- en activiteitenlijst  

Wat moet je doen voordat je begint met schrijven?
Controleer direct na de vergadering je aantekeningen. Nu weet je nog goed wat besproken is. Zet steekwoorden al om in zinnen.
Selecteer informatie uit je aantekeningen. De agenda laat (als het goed is) zien wat het doel is van ieder gespreksonderwerp: informerend, mening vormend of besluitvormend.
Orden de informatie. Het doel van notulen is dat je achteraf snel kunt zien wat er besproken en besloten is. Je zet bij elkaar wat bij elkaar hoort.

Hoe schrijf je goede notulen?

Goede notulen maak je door je verslag zo objectief en beknopt mogelijk te schrijven. Zorg dat je op de volgende punten let:

• Formuleer positief/neutraal en zorg voor een feitelijke weergave. 
• Geef iemands woorden niet letterlijk weer. Om je verslag beknopt en leesbaar te houden, moet je je aantekeningen als het ware herschrijven. Voorkom ambtelijk taalgebruik en vakjargon. Wees ook spaarzaam met afkortingen.
• Beschrijf bondig wat de uitkomsten van de bijeenkomsten zijn (maak er geen roman van) Vermijd vanzelfsprekendheden. Aankondigen dat bijvoorbeeld de voorzitter het volgende agendapunt wilde bespreken, is overbodig. Dat spreekt immers voor zich; het is de taak van de voorzitter om agendapunten aan te kondigen.
• Wees zo exact mogelijk.
• Wissel korte zinnen met lange zinnen af. Een goede afwisseling van deze twee zorgt voor een prettig leesbare tekst. Vermijd dergelijke afkortingen; het leest allesbehalve prettig.
• Laat het vraag-antwoordspel achterwege. Het gaat om de inhoudelijke informatie. Neem dan ook alleen het eindoordeel van een discussie in je verslag op.
• Schrijf tenslotte actief. Vermijd lijdende vormen (worden) zoveel mogelijk.

Uit welke onderdelen moeten je notulen bestaan?
De opbouw van een samenvattend verslag ziet er meestal als volgt uit:

De kop
De kop van het verslag bevat alle zakelijke gegevens. Hier noteer je:

• Naam van de vergadering.
• Datum en plaats
• Namen van de aanwezigen met hun functie binnen de vergadering. Noteer ook de namen van de afwezigen, inclusief wel of geen afmelding<>
• Verzendlijst / kopieën: wie ontvangt een exemplaar van het verslag

De agenda
Je neemt in je verslag de agenda op zoals die uiteindelijk in de vergadering is besproken. Vaak wordt er tijdens de vergadering afgeweken van de eerder opgestelde volgorde van gespreksonderwerpen.

De agendapunten
Hanteer in je verslag dezelfde volgorde als die van de agenda. Voorzie de agendapunten in je notulen van dezelfde nummers en titels als in de agenda. Wat je per agendapunt noteert, is afhankelijk van het doel. Was het gespreksonderwerp bedoeld om informatie te geven, dan noteer je de feiten. Was het voeren van een discussie het doel, dan noteer je de standpunten. En wanneer er een besluit werd genomen, geef je de samenvatting en de conclusie (het besluit) weer. Standaardpunten van een agenda zijn:

• Opening. De voorzitter heet iedereen welkom.
• Goedkeuring van de notulen. De notulen van de vorige vergadering worden besproken en eventuele opmerkingen genoteerd.
• Ingekomen stukken en mededelingen. Je verslag vermeldt welke stukken zijn binnengekomen, wie de auteur is, wat het onderwerp is en wat ermee gebeurt
• Rondvraag. Aan het einde komt de vraag of iemand nog iets op te merken heeft. De vragen en reacties verwerk je in de notulen.
• Sluiting. In je verslag vermeld je de eindtijd van de vergadering. Verder vermeld je de nieuwe vergaderdatum, -plaats en -tijd
• De actielijst

Soms kan een verslag alleen uit een actie- of besluitenlijst bestaan. Bijvoorbeeld:

Onderwerp

Besluit

Wie

Gereed

Wat moet je na het schrijven doen?
Je maakt en verspreidt de notulen zo snel mogelijk na de vergadering, anders zijn gemaakte afspraken misschien al achterhaald. Als de inhoud van notulen van groot belang is, is het verstandig om je notulen - alvorens ze te verspreiden - te laten lezen door de voorzitter. Zo weet je zeker dat je alle afspraken juist hebt genoteerd.

Deze uiteenzetting komt van de site van carrieretijger

Heb je behoefte om contact te hebben over het maken van de notulen?Wat wil je vragen / zeggen?