Het is vervelend maar soms functioneert één van jouw medewerkers zo slecht (of vertoont hij ontoelaatbaar gedrag) dat jij duidelijk de grenzen moet aangeven. Wanneer het disfunctioneren of ontoelaatbare gedrag niet verbetert, is het belangrijk dat je zo snel mogelijk een dossier van deze medewerker gaat opbouwen. Doe dit altijd in samenspraak met de personeelsfunctionaris. Goede verslaglegging is belangrijk in een dergelijk traject. De intentie is uiteraard ten eerste om concreet naar de medewerker te zijn zodat hij zich kan verbeteren. Ten tweede is een dossier noodzakelijk voor een ontslagprocedure wanneer de medewerker zich niet voldoende verbetert. 

Dossieropbouw is dus een schriftelijke vastlegging van hetgeen aan een eventueel toekomstig ontslag ten grondslag ligt. Je bent je in ieder geval aan het voorbereiden op een ontslag door schriftelijke (bewijs) stukken te verzamelen.

Aandachtspunten bij een niet functionerende medewerker of bij ontoelaatbaar gedrag

• Let op dat het disfunctioneren geen gevolg is van bijvoorbeeld ziekte, arbeidsomstandigheden en scholing.
• Controleer altijd vooraf een eventueel van toepassing zijnde CAO of personeelsregeling. Er kan namelijk in die collectieve regelingen ook iets geregeld zijn waarbij je bij dossiervorming op moet letten. Vraag dit na bij de persoeelsfunctionaris.
• Dreig niet met een verbetertraject; geef de werknemer eerst vertrouwen en probeer te achterhalen waarom het functioneren minder gaat. Mogelijk ligt de oorzaak op het werk (te druk, problemen met collega of verandering) of privé (eigen gezondheid of die van partner/kinderen, relatieproblemen). De werknemer hoeft hierover niet prijs te geven, maar vaak zie je dat er een last van hem afvalt als hij het kan vertellen. Geef dus aandacht.
• Pak hem (in het begin) niet te hard aan en ga een feedbackgesprek aan. Dit is een 'softe' vorm van een functioneringsgesprek en is bedoeld om werknemers die het even zwaar hebben te helpen hun vertrouwen terug te winnen. Leg de inhoud van het gesprek (niet te uitgebreid) schriftelijk vast waarbij je duidelijke afspraken maakt.
• Pakt de werknemer jouw goedbedoelde feedback niet naar behoren op? Dan is het tijd voor een meer formelere aanpak. Maak dan gespreksverslagen als je de medewerker aanspreekt op zijn functioneren en voeg deze toe aan het dossier. In deze fase is samenwerking met de personeelsfunctionaris van belang.
• Nog steeds geen positieve verandering? Dan kun je de werknemer confronteren met een verbetertraject. Dit vormt samen met de aanloop naar dit traject (niet te snel en eerst vertrouwen geven) je dossieropbouw van een eventuele ontslagprocedure mocht de werknemer een negatieve eindevaluatie krijgen. 
• Bij dossieropbouw is het belangrijk dit consequent te doen. Pas op voor contra-indicaties. Als een werknemer een succesje behaald, hoef je hem niet de hemel in prijzen. Zeker niet op papier! Let dus op bij afsluitende beoordelingsverslagen met algemene afsluiters als "Bedankt voor je inzet en je loyaliteit dit jaar. Ook bonussen zijn uit den boze als de werknemer hier geen aanspraak op maakt. Als er sprake is van een winstuitkering of groepsbonus, kun je dit nuanceren.
• Wees duidelijk naar je werknemer bij de opstart van het verbetertraject door de negatieve aspecten van de afgelopen periode op papier te formuleren en aangeeft dat je verbeteringen verwacht. Ook leg je vast welke stappen zowel door jou als door de werknemer worden ondernomen.
• De druk op een werknemer kan zo groot worden dat hij zich ziek meldt. Voorkom dit door hem vertrouwen te geven en kritiekpunten op een zo positieve manier te bespreken en hierover afspraken te maken. Meld de werknemer zich toch ziek? Maak hier melding van in de gespreksverslagen en leg een link met het functioneren (de druk niet aankunnen). Dit komt van pas bij een oproep bij de bedrijfsarts (speel open kaart en stuur de bedrijfsarts het gespreksverslag ter info toe)
• Bij grote missers, ernstige incidenten, wangedrag, wanprestatie en/of het (herhaaldelijk) niet nakomen van verplichtingen moet je de werknemer ook via een schriftelijke waarschuwing op zijn gedrag/disfunctioneren wijzen.
• Vermijd benamingen als ‘dossiervorming’ en ‘dossieropbouw’ voor de werknemer. Dit heeft een negatieve bijklank en kan mogelijk in een vroegtijdig stadium tot misverstanden/escalaties leiden (het is overduidelijk dat je een dossier tegen mij aan het opbouwen bent).

Het Dossier
Een dossier moet bestaan uit schriftelijke stukken waaruit blijkt dat de werknemer is gewezen op zijn tekortkomingen en op welke manier jij als werkgever inspanningen hebt verricht om verbeteringen (in het functioneren, gedrag, de arbeidsrelatie) te bewerkstelligen.

Voorbeelden van dossieropbouw:

• Schriftelijke waarschuwingen of terechtwijzingen
• Gespreksverslagen bij een verstoorde arbeidsrelatie
• Functioneringsgespreksverslagen en beoordelingsverslagen
• Relevante brieven, memo's, e-mails
• Gespreksverslagen uit het verbetertraject

Let op: Interne memo’s of notities alleen bieden geen of anders onvoldoende reden voor een ontslag. Het heeft weinig zin om alleen deze stukken in te brengen omdat deze niet zijn gezien door de werknemer.

Het belang van dossieropbouw
Op een gegeven moment staat je besluit vast: deze werknemer moet en zal de organisatie verlaten, want hij functioneert voor geen meter, klaagt alleen maar en je bent teveel tijd kwijt met controleren. Nog erger, je krijgt klachten van externen en de kwaliteit en veiligheid van werken komt in gevaar.

Door het nieuwe ontslagrecht is het belang van een volledig en goed opgebouwd personeelsdossier zeer groot. Als ontslag dreigt, moet het dossier zo goed zijn dat het de nieuwe toetsingseisen van de kantonrechter en het UWV te kunnen doorstaan.

Afhankelijk van de reden van het ontslag wordt onder meer getoetst op:

• Verbeterplannen, functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen
• Mogelijkheid tot herplaatsing
• Gespreksverslagen met aangedragen oplossingen
• Scholingsgespreksverslagen
• Functiebeschrijving en goede arbeidsomstandigheden

Dit betekent dat je regelmatig beoordelings- en functioneringsgesprekken (functioneringsgesprek is géén jaargesprek) houdt en uiteraard schriftelijk vastlegt. Je moet dus kunnen aantonen dat je de werknemer voldoende begeleid hebt, hoe je dit hebt gedaan en wat het resultaat was. Om de toets op de scholingsplicht te doorstaan, moet je de scholingsactiviteiten en de kosten daarvan goed registreren en opslaan in het personeelsdossier.

De top 4 meest gehoorde excuses om geen dossier op te bouwen op een rij gezet:

1. Ik heb geen tijd voor dossieropbouw (temeer ik zijn werk erbij doe of extra moet controleren)...
2. Ik vind het lastig om disfunctioneren bespreekbaar te maken...
3. Ik heb geen idee wat zo'n verbetertraject inhoudt (geen training of begeleiding)...
4. Vroeger functioneerde hij prima; het zal wel een dipje zijn...

Spreek de werknemer dus aan op disfunctioneren als je merkt dat hij zijn werkzaamheden al een tijdje (een paar weken, maximaal een maand) niet naar behoren uitvoert. 

Heb je dit niet gedaan, gebruik dan het beoordelingsgesprek om hem te confronteren met zijn mindere functioneren en dat je hem op basis van het hele jaar een voldoende of een 'goede' beoordeling maar neem daarin duidelijk een kanttekening op (dat het functioneren over de laatste maanden achteruit is gegaan, maar over het hele beoordelingsjaar nog voldoende of goed is).

Dossieropbouw en goed werkgeverschap
De goede arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever verandert vaak bij dossieropbouw. Feit blijft dat de werkgever en de werknemer verplicht zijn zich als een goed werkgever en werknemer te gedragen. Dit is bij wet vastgelegd in het burgerlijk wetboek. Dit houdt in dat jullie er beide rekening moeten houden met de eisen van redelijkheid en billijkheid. Bij dossiervorming vertaalt zich het goed werkgeverschap in de verplichting om zorgvuldig te handelen en de gerechtvaardigde belangen van de werknemer niet uit het oog te verliezen. 

Dossieropbouw en HR / HRM / P&O
Laat je helpen door de afdeling die verstand heeft van dossieropbouw, privacy, wetgeving e.d.

Heb jij in jouw team een medewerker die je liever kwijt dan rijk bent?

Ga voor jezelf na of een dergelijke medewerker in jouw allergie zit of dat hij het daadwerkelijk te bond maakt.

Wat vind je lastig? Probeer het zo goed mogelijk te beschrijven.